Kva er postlista?
Postlista eller offentleg journal er eit register som gjev oversikt over all arkivført post og korrespondanse inn og ut frå kommunen på aktuell dag. I tillegg finn du møtesaker.
Både dokument til eller frå offentlege verksemder, og dokument til eller frå privatpersonar blir registrert i den elektroniske postjournalen. E-poster og andre typar meldingar blir òg registrert. Det er ikkje mogleg for avsendaren å be om at eit dokument ikkje skal registrerast i postjournalen, men det blir ikkje gjeve innsyn i opplysningar som er underlagt teieplikt.
Postlista vert oppdatert kvar arbeidsdag. Av hensyn til kvalitetssikring vil det normalt gå to arbeidsdagar frå dokument er motteke/ferdigstilt til dei blir publisert.
Dokument frå desse arkivdelane i kommunen sitt sak- og arkivsystem blir publisert på postlista:
Felles saksarkiv for alle einingar
Eigedomsarkiv som består av byggesak-, plan- og gardsarkivet.
- Dokument som er offentleg, men som ikkje skal publiserarst på internett, jf. offentlegforskrifta sin § 7
- Dokument som ikkje er offentleg.
- Interne notat (med unntak av interne notat som er meldt opp til politiske møte)
For desse dokumenttypane visast det berre utvalde journalpostopplysningar på postlista, og kva lovheimel som er nytta for å skjerme dokumentet.
Dokument frå personmappar, der hovudvekta av opplysningane er underlagt teieplikt, ligg ikkje ute på postlista (heller ikkje utvalde journalopplysningar). Døme på dette er personalmapper, pasient- go klientarkiv i helse- og omsorg, sosialtenesta og barne- og elevmapper.
Saksfremlegg og vedtak i politiske saker finn du i møtekalenderen på nettsida vår.
Innsynsrett
Sjølv om eit dokument ikkje er offentleg, skal kommunen vurdere om dokumentet likevel bør kunne gjerast kjent heilt eller delvis (meirinnsyn). Eit dokument er ikkje berre papirbasert informasjon, men i prinsippet all informasjon som er lagra. Du har likevel berre innsyn i databasar dersom ein enkelt kan søkje opp informasjonen på en enkel måte.
Slik kan du søke om innsyn i eit dokument
Om du ønskjer innsyn i eit saksdokument, må kravet om innsyn gjelde ei konkret sak eller dokument. Dokument på postlista som ikkje er offentleg kan du be om innsyn i ved å trykke på bestill-knappen på det aktuelle dokumentet.
Saksbehandlingstid
Kravet om innsyn skal svarast på så raskt som mogleg, og innan 1-3 arbeidsdagar. Dersom du ikkje har motteke svar på din innsynsførespurnad innan 5 arbeidsdagar frå kommuen mottok kravet ditt, blir dette rekna som eit avslag.
Klage
Dersom du får avslag på kravet ditt om innsyn, skal kommunen vise til den regelen som er grunnlaget for avslaget. Kommunen skal også opplyse om høvet til å klage og klagefristen. Statsforvaltaren er klageinstans, men klagen skal sendast til kommunen. Du har også klagerett dersom du ikkje har fått svar innan fem arbeidsdgar etter at kommunen har motteke kravet om innsyn, dette blir da rekna som eit avslag.
Har du spørsmål til postliste, møtedokument og innsyn?
Ta gjerne kontakt med oss.